Okiem eksperta: nowe regulacje dotyczące składania dokumentów podatkowych

Kto musi stosować bezpieczny e-podpis i wysyłać deklaracje drogą elektroniczną? Które z dokumentów podatkowych musimy przesłać do fiskusa poprzez system e-Deklaracje? Jak uzyskać własny kwalifikowany podpis elektroniczny? Odpowiada ekspert z Unizeto Technologies.

Kogo obowiązują nowe regulacje?

Od 1 stycznia 2015 r. większość firm zaczęły obowiązywać nowe regulacje dotyczące zasad kontaktu z organami skarbowymi. Na ich mocy przedsiębiorstwa zatrudniające ponad 5 osób oraz wszystkie biura rachunkowe muszą przesyłać niektóre formularze i rozliczenia tylko drogą elektroniczną, z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanegocertyfikatu..

Wymóg ten nie dotyczy jedynie najmniejszych firm, gdzie pracuje maksymalnie do 5 osób – podmioty te mogą nadal składać dokumenty w formie papierowej.

Jakie informacje podatkowe firmy muszą wysłać drogą elektroniczną?

Zgodnie ze zmianami, nowe regulacje dotyczą następujących informacji: PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R, deklaracji PIT-4R, PIT-8AR i rocznego obliczenia podatku PIT-40.

Pamiętajmy, że pierwsze dokumenty powinny być złożone już pod koniec stycznia.

Jak prawidłowo przekazywać dokumenty do organu skarbowego?

Ministerstwo Finansów w komunikacie na swojej stronie dokładnie określa, w jaki sposób dokumenty podatkowe mają być przesyłane do fiskusa:

Deklaracje i informacje podatkowe można składać drogą elektroniczną wyłącznie do systemu e-Deklaracje:

  1. Za pośrednictwem  bramki e-Deklaracje – korzystając z:

    formularzy zamieszczonych na Portalu Podatkowym w zakładce e-Deklaracje/Formularze,

    aplikacji e-Deklaracje Desktop,

    bezpośrednio z systemów finansowo – księgowych przy wykorzystaniu odpowiednich aplikacji (modułów) dostarczanych przez producentów oprogramowania,

    oprogramowania dostarczonego przez innych producentów.

  2. Przy użyciu Uniwersalnej Bramki Dokumentów (UBD) – która przeznaczona jest do składania dokumentów zbiorczych: PIT-8C, PIT-11, PIT-R, PIT-40, korzystając z:

    systemów finansowo-księgowych podatnika – odpowiednich aplikacji (modułów) dostarczanych przez producentów oprogramowania,

    oprogramowania dostarczonego przez innych producentów.

Ministerstwo Finansów, we wspomnianym komunikacie wskazało, że deklaracje informacje składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej podpisywać należy:

  • bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu – do dokumentów składanych przez osoby fizyczne i inne podmioty,

lub

  • danymi autoryzującymi (podpisem elektronicznym nieweryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu) – do dokumentów składanych prze osoby fizyczne.

Czym jest bezpieczny podpis elektroniczny?

Bezpieczny podpis elektroniczny z ważnym certyfikatem kwalifikowanym posiada taką samą ważność i moc prawną jak unikalny, odręczny podpis. Oznacza to, że może być wykorzystywany do podpisywania oficjalnych dokumentów wszelkiego rodzaju, które funkcjonują w wersji elektronicznej.

Nie jest to wzór unikalnego podpisu odręcznego, ale działa na podobnej zasadzie: jest przypisany tylko jednej osobie i jej danym osobowym (wystawiany jest na osobę fizyczną) oraz jest zawsze możliwy do weryfikacji.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest nieskomplikowane  i składa się z 5 prostych kroków:

  1. Nabycie zestawu do e-podpisu

    Zestaw do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można zamówić np. przez internet/telefonicznie/mailowo. Kurier pod wskazany adres dostarcza kompletny zestaw z czytnikiem oraz kartą kryptograficzną z certyfikatem kwalifikowanym.

  2. Wypełnienie formularza aktywacyjnego karty

    Po otrzymaniu zestawu należy wypełnić formularz aktywacyjny karty, dostępny na stronie WWW dostawcy i wpisać między innymi dane z dowodu osobistego lub paszportu.

  3. Otrzymanie dokumentów gotowych do wydrukowania

    Po wypełnieniu formularza otrzymujemy zwrotnie pocztą elektroniczną gotowe do wydrukowania dokumenty z danymi, na jakie będzie wystawiony certyfikat kwalifikowany.

  4. Potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy certyfikatu

    Czynność ta polega na sprawdzeniu i potwierdzeniu przez uprawnione do tego osoby, czy dane zawarte w otrzymanych dokumentach są zgodne z danymi w dokumencie tożsamości, który wcześniej był użyty do wypełnienia formularza.

    Weryfikację tożsamości przeprowadza się:

    w punktach rejestracji/zakupu, gdzie dostarczenie dokumentów i dopełnienie wymaganych formalności można załatwić od ręki,

    u notariusza – jeśli w naszym mieście nie ma punktów rejestracji/zakupu dostawcy, konieczne będzie przesłanie potwierdzonych notarialnie dokumentów do Centrum Certyfikacji.

  5. Pobranie i instalacja oprogramowania oraz certyfikatu kwalifikowanego

    Ostatnimi czynnościami, które samodzielnie wykonuje użytkownik, jest instalacja oprogramowania (służącego do zarządzania e-podpisem i jego używania) oraz certyfikatu kwalifikowanego (bezpośrednio na karcie kryptograficznej).

Po wykonaniu tych czynności bezpieczny podpis elektroniczny jest już gotowy do pracy.